การส่งอีเมลหาอาจารย์

1. ชื่อและรหัสนิสิต ใส่ชื่อจริงและรหัสนิสิตลงในข้อความทุกครั้ง ย้ำอีกครั้งว่าทุกครั้ง ทำเป็น signature ก็ยิ่งดี
• ถึงแม้ในไฟล์แนบจะมีชื่อและรหัสนิสิต ก็ให้ใส่ในข้อความด้วย เพื่อให้ค้นหาได้ง่าย
  
2. ชื่อและรหัสวิชา เขียนชื่อวิชาและรหัสวิชาในข้อความ เพราะว่าผมสอนหลายวิชา
   
3. ชื่อมหาวิทยาลัยและวิทยาเขต เขียนชื่อมหาวิทยาลัยและวิทยาเขตในข้อความ เนื่องจากบางภาคการศึกษา ผมเป็นอาจารย์พิเศษให้กับมหาวิทยาลัยอื่นหรือวิทยาเขตอื่น
   
4. การเขียนตอบเมล ให้เขียนข้อความตอบที่ด้านบน (เหมือนกับ stack คือข้อความที่เขียนทีหลังจะขึ้นก่อน) เพื่อที่ผู้รับจะได้หาข้อความที่เขียนตอบได้อย่างรวดเร็ว (เขาไม่ต้องเลื่อนลงไปหาข้อความที่คุณเขียนตอบ)
   
5. ไฟล์รายงาน
   
• ให้ส่งรายงานเป็นไฟล์ .pdf
  
• สร้างไฟล์ .pdf โดยใช้ CutePDF
  
• ห้ามส่งเป็น .doc หรือ .docx
  
6. ไฟล์แนบ
   
• ถ้ามีไฟล์แนบตั้งแต่ 3 ไฟล์ขึ้นไป ให้ zip รวมกัน
  
• ห้ามใช้ rar หรือ format อื่นๆ
  
• ที่ให้ zip เพราะว่า Windows สามารถ unzip ได้โดยไม่ต้องลงโปรแกรมอื่น
• ถ้าในมีไฟล์ .exe อยู่ในไฟล์ .zip, GMail จะไม่รับ ให้นิสิต upload ไฟล์ .zip ลงเว็บและส่ง link มา
• ถ้าไฟล์ใหญ่มากเกินกว่าที่จะแนบได้ ให้ upload ลงเว็บและส่ง link มา
  
7. บัญชีอีเมล
   
• ใช้บัญชีอีเมลที่มีชื่อที่สุภาพ
• ควรส่งเมลหาอาจารย์ด้วยบัญชีของตนเอง ไม่ใช้บัญชีของเพื่อนส่งมา เพื่อให้ค้นหาได้สะดวก และนิสิตที่เรียนในสาขานี้ควรจะมีบัญชีอีเมลเป็นของตัวเอง
8. หลักฐาน เพื่อเป็นหลักฐานอ้างอิงว่าได้ส่งเมลออกไปจริง นิสิตควรจะทำดังนี้
• Cc: หาตนเอง
  
• หรือบันทึกลงใน Sent Folder
  
9. Subject ของอีเมล
• ควรตั้งชื่อ subject ให้เจาะจงพอสมควร อ่านแล้วรู้ว่าต้องการเขียนมาด้วยเรื่องอะไร
  
• ตัวอย่าง subject ที่ไม่ควรนำมาใช้
  
• สวัสดีครับ (อ่านแล้วคิดในใจว่าไม่ต้องเขียนชื่อเรื่องนี้ก็ได้ครับ)
  
• อ่านด่วนเลย (อ่านแล้วรู้สึกกดดัน และสงสัยว่ามันเป็น spam หรือเปล่าเนี่ย?)
  
• รบกวนปรึกษาครับ (ปรึกษาเรื่องอะไร?)
  
• รับสมัครผู้เข้าร่วมโครงการ (โครงการอะไร?)
• ขอเชิญเข้าร่วมโครงการ (โครงการอะไร?)
• เรียนอาจารย์ วรเศรษฐ สุวรรณิก ครับ ผม aaa bbb รหัส ccc (แน่ใจนะว่านี่คือ subject)
  
• วิชา 418211 Visual Programming (อ่านแล้วไม่รู้ว่าเป็นเรื่องอะไร การบ้าน, ข้อเสนอโครงงาน, โครงงาน, ฯลฯ, ?ล?)
• ข่าวสำนัก... (ข่าวอะไร? ไม่อ่านได้ไหม?)
  
• (no subject)
  
• อย่าส่งเมลซ้ำด้วย subject และข้อความเดิม (ทำให้ผมเสียเวลาอ่านข้อความเดิมซ้ำสองครั้ง) ถ้าไม่แน่ใจว่าผมได้รับเมลหรือไม่ ให้กด Fwd และเขียนถามว่าผมได้ข้อความนี้หรือยัง อย่างไรก็ดี ควรจะให้เวลาอาจารย์ระยะหนึ่ง ไม่ใช่ส่งเมลไปหนึ่งชั่วโมงแล้วผมไม่ตอบมาก็เขียนมาทวง
• เมื่อเขียนเมลคุยกันถึงเรื่องหนึ่ง แต่ยังไม่ได้ข้อสรุป ไม่ควรเขียนเมล subject ใหม่  แต่ควรกด Reply เพื่อให้รู้ว่ากำลังพูดถึงเรื่องอะไร
• เมื่อเขียนเมลคุยกันถึงเรื่องหนึ่ง และต้องการเปลี่ยนเรื่อง ควรสร้าง subject ใหม่ ไม่ใช่ reuse subject เดิมตลอดทั้งที่เนื้อหาเปลี่ยนไปแล้ว
• อย่าขี้เกียจตั้ง subject ใหม่ เช่น ต้องการส่งอีเมลหาผมด้วยเรื่องการนัดหมายในวันลอยกระทง เผอิญเจออีเมลที่ผมคุยกับคุณในเรื่องสวัสดีปีใหม่ ก็คลิก Reply ที่เมลสวัสดีปีใหม่ แล้วก็เขียนเรื่องนัดหมายในวันลอยกระทงในเมลนั้น
  
• พึงระลึกว่าผู้รับอีเมลไม่ได้ติดต่อกับท่านเพียงคนเดียว และเขาไม่ได้มีโครงการที่ติดต่อกับท่านเพียงโครงการเดียว
• ตั้งชื่อ subject ให้สื่อความหมาย เพื่อให้ค้นหาได้ง่าย
  
10. การเขียนข้อความ ควรเขียน e-mail ด้วยตัวอักษรธรรมดา สีดำ เท่านั้น เพราะการใช้ตัวเข้ม ตัว capital letter ในภาษาอังกฤษ หรือตัวอักษรสีแดง (สีโทนร้อน) จะสื่อความหมายเป็นการตะโกน SHOUT
    
11. การเขียนคำถาม ถ้ามีหลายคำถาม ควรแยกคำถามเป็นข้อๆ เพื่อจะได้ตอบได้สะดวก
• ตัวอย่างที่ไม่ควรทำตาม
• คุณเขียน
• ที่อาจารย์บอกว่าให้ไปค้นคว้าเรื่อง ASDF นะครับ ผมรับทราบแล้ว  แต่อยากทราบว่าที่อาจารย์บอกว่าให้ทำโปรแกรมที่แตกต่างกัน หมายถึงว่า ให้ทำคนละโปรแกรมใช่หรือไม่ครับ  แล้วในวันที่ 1 พฤษภาคม 2550 ที่นัดอาจารย์ไว้ ไม่ทราบว่าต้อง present เลยหรือไม่และอาจารย์สะดวกเวลากี่โมงครับ และผมอยากขอความกรุณาจากอาจารย์ว่า ช่วยเลื่อนวันการ present ได้ไหมครับ
  
• คำตอบของตัวอย่างที่ไม่ควรทำตาม
• ใช่ ใช่ 10 น. ได้ครับ
• ตัวอย่างที่ดีขึ้น
• คุณเขียน
• ที่อาจารย์บอกว่าให้ไปค้นคว้าเรื่อง ASDF นะครับ ผมรับทราบแล้ว  แต่ผมมีคำถามดังนี้ครับ
1. อยากทราบว่าที่อาจารย์บอกว่าให้ทำโปรแกรมที่แตกต่างกัน หมายถึงว่า ให้ทำคนละโปรแกรมใช่หรือไม่ครับ 
   
2. ผมอยากขอความกรุณาจากอาจารย์ว่า ช่วยเลื่อนวันการ present ได้ไหมครับ
   
3. ถ้าเป็นอาทิตย์หน้า อาจารย์สะดวกวัน-เวลาใดบ้างครับ
12. Reply All สำหรับเมลที่มีผู้รับหลายคน เช่น ในกรณีของงานกลุ่ม ให้คลิก Reply All เพื่อให้ทุกคนในกลุ่มรับทราบโดยทั่วกัน
13. ก่อนส่ง อ่านข้อความที่คุณเขียนอีกครั้ง เพื่อตรวจดูว่าผู้อ่านจะเข้าใจข้อความที่เราเขียนไหม การตรวจสอบขั้นพื้นฐานคือดูว่าทุกประโยคมีประธานหรือไม่ การเขียนข้อความที่ผู้อื่นอ่านแล้วไม่เข้าใจ หรือสามารถตีความได้หลายแบบ โดยเฉพาะข้อความที่ส่งหาคนหลายๆคน ทำให้รวมๆแล้วเสียเวลาของผู้อ่านเป็นอย่างมาก